Die Ausgangssituation: Der ca. 1.100 Seiten starke Hauptkatalog von UDO BÄR wird jährlich intern von der Druckvorstufe bis zur Erstellung der Druckdaten in vier Sprachen publiziert. Unter Verwendung des Ausleitungstools priint:comet von Werk II werden mit dem Comet Plugin alle Seiten der deutschen Basisversion unter Verwendung eines All-In-One Templates initial in InDesign Seiten ausgeleitet, nicht benötigte Bild- und Textrahmen aufwändig gelöscht und anschließend die Seiten nach grafischen Vorgaben gestaltet. Der manuelle Aufwand hierbei ist sehr hoch.

Auf dieser Basis war UDO BÄR auf der Suche nach einem verlässlichen Partner für die Aufgabenstellung „Analyse der bestehenden Arbeitsweisen und vorhandenen Konfigurationen sowie die anschließende Erarbeitung und Umsetzung von technischen und operativen Optimierungen“. Ziel war es, den Aufwand bei der Katalogerstellung bei gleichbleibendem grafischen und inhaltlichen Anspruch zu halbieren.

Da UDO BÄR bereits seit 2013 in einer Kundenbeziehung mit Werk II steht, musste bei diesem Projekt nicht „auf der grünen Wiese“ begonnen werden. Die Anwendung des Comet Plugins war bereits aus den Vorjahren etabliert.
Der Fokus des Projektes lag allerdings nicht nur auf der Neukonfiguration von Comet-Templates, sondern vor allem darauf, die aktuellen Prozesse und Arbeitsweisen zu verstehen, einen Blick in die vorhandene Systemlandschaft zu bekommen und die tatsächlichen Pain Points zu identifizieren. Mit den Erkenntnissen aus diversen Workshops mit allen, zum Teil auch indirekt beteiligten Fachbereichen, konnten die w&co Experten aufzeigen, wie die Zielsetzung „Halbierung des Aufwandes“ 

erreicht werden kann und welche vorbereitenden Maßnahmen durch UDO BÄR getroffen werden müssen. Parallel haben die w&co Database Publishing Experten neue Templates konfiguriert. Hierbei wurde darauf geachtet, dass Content und Verkaufspreise jederzeit und auch kurzfristig aktualisierbar bleiben. Als positiver Nebeneffekt wurde die Produkt- und Artikelstruktur sowie der Content im UDO BÄR hauseigenen PIM-System konsolidiert und vereinfacht.

Der Erfolg des Projekts kann sich sehen lassen. Der Aufwand für die Katalogerstellung konnte halbiert werden. In Zahlen bedeutet das:

• Reduzierung von 535 spezifischen auf 10 generische Platzhalter
• Konfiguration von 10 Produkt- und 5 Add-On Templates
• Finishing einer Katalogseite in 20 statt bisher 45 Minuten
• Erstellung der Basisversion (DE) in 3 statt 6 Monaten
• Erstellung der Ländervarianten in 1,5 statt bisher 2,5 Monaten

„Die Kolleg:innen bei w&co haben uns von Beginn an verstanden und die überzeugenden Ergebnisse bestärken uns darin, mögliche weitere Projekte wieder gemeinsam anzugehen.” (Gabriele Otto, Leitung Kreation & Gestaltung, UDO BÄR)

Bilder © UDO BÄR GmbH

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