Outsourcing in der Medienproduktion und im Marketing ist Bestandteil eines modernen Ecosystems: Damit können Unternehmen mehr erreichen, als nur Lastspitzen abzufedern. Die Entscheidung für Outsourcing ist gleichzeitig auch die Entscheidung für einen Partner, der ganze Themenbereiche mit seinen Spezialkompetenzen verantwortlich abdeckt. Dies geschieht aus der Überzeugung heraus, sich als Unternehmen durch eine Outsourcing-Strategie erfolgreicher auf das eigene Kerngeschäft zu konzentrieren, gleichzeitig aber von der Expertise des Partners in aufstrebenden Technologien zu profitieren und damit Wettbewerbsvorteile zu erzielen.
Eine Outsourcing-Strategie ist nicht zu verwechseln mit einer gewöhnlichen Auftragsvergabe – hier bestehen grundlegende Unterschiede, die sich Unternehmen bewusst machen sollten, um den maximalen Nutzen aus den verschiedenen Formen der Zusammenarbeit ziehen zu können.

Durch Outsourcing den Handlungsspielraum erweitern

Einer der zentralen Aspekte für Outsourcing im Marketing: Gerade in der Medienwirtschaft zeigt sich eine rasante technologische Entwicklung, beispielsweise vom Produktfoto zum CGI (Computer Generated Image), vom Katalog zum personalisierten Magazin mit Programmatic Printing, vom Direct Mailing per Post zur individualisierten Omnichannel-Kommunikation mit Kunden.

In diesem Umfeld zieht die Vergabe von Einzelleistungen einen extremen Koordinationsaufwand für Auftraggeber nach sich. Zudem muss die Zusammenarbeit über verschiedenste Schnittstellen, unterschiedlichste Abhängigkeiten und Vereinbarungen hinweg richtiggehend moderiert werden. Das macht langsam, frisst Ressourcen, die eigentlich eingespart werden sollten, und senkt die Wirtschaftlichkeit.

Agiles Ecosystem beschleunigt eigenen Aktionsradius

Beim Outsourcing hingegen werden ganze Arbeitsfelder im Marketing verantwortlich an den Partner übertragen. Der Partner agiert als organischer Teil des Unternehmens im Sinne einer „verlängerten Werkbank“. Statt vieler Schnittstellen zu einzelnen Dienstleistern gibt es nur eine, der Partner steht ganzheitlich für vereinbarte Ergebnisse gerade. Damit dies für ein agiles Ecosystem gelingen kann, ist die organisatorische und technische Vernetzung zwischen Unternehmen und Outsourcing-Partner ein Muss. Dieser Schritt braucht Mut, weil er scheinbar mit Kontrollverlust einhergeht. Allerdings: Dieser Schritt überspringt auch den langwierigen und häufig mäßig erfolgreichen Schritt, Know-how in Bereichen aufzubauen, zu pflegen und dauerhaft vorzuhalten, die nicht zum eigenen Kerngeschäft gehören.

Verkürzte Reaktionszeiten für zeitkritische Kampagnen

Ein Beispiel aus der Praxis ist die Outsourcing-Strategie einer internen Marketingagentur für den Consumer-Electronics-Markt. Die digitalen Teams der Agentur entwickeln kontinuierlich innovative Werbeideen und Konzepte, greifen aktuelle Trends auf und adressieren differenzierte Zielgruppen mit Shop-in-Shop-Lösungen. Damit die Umsetzung nicht zum Nadelöhr wird, ist w&co Partner für die eigentliche Umsetzung der Ideen in die unterschiedlichsten Werbemittel. Die Collaboration findet auf Basis gemeinsam genutzter Systeme statt, was Rückfragen und Freigabeschleifen minimiert.

International konsistente Markenidentität aus einer Hand

Ein weiteres Beispiel ist – gerade im Segment der Premiummarken relevant – das Outsourcing der Komplettherstellung gedruckter Kataloge für den internationalen Markt. Hier gilt es, mit Präzision auch im kleinsten Detail die Adaption der Printmedien in die unterschiedlichen Sprachfassungen unter strikter Einhaltung sämtlicher Vorgaben aus Druck und Weiterverarbeitung zu erfüllen. Dafür braucht es neben spezialisierten Translation-Management- beziehungsweise Memory-Systemen einen Outsourcing-Partner, der knappe Termine, hohe Seitenvolumina und zahlreiche Abstimmungen mit Fachbereichen und Ländern bewältigen kann.

In der Medienproduktion ermöglicht Outsourcing eine garantierte Bildbearbeitung in 15 Minuten

Als Outsourcing-Partner agiert w&co als organischer Teil des Unternehmens im Sinne einer „verlängerten Werkbank“. Ein ganz anderes Metier, aber ebenso zeitkritisch sind die Anforderungen von Tageszeitungen. Deren bildreiche Berichterstattung braucht Tag für Tag unzählige Bildfreisteller und Retuschen, die von internen Teams oft kaum zu bewältigen sind. Ein klassischer Fall von Outsourcing, der eine IT-Systemvernetzung zwischen Verlag und seinem Partner erfordert.

 

Dies beschleunigt die Zusammenarbeit und Kontrolle der zu bearbeitenden Bilder im Minutentakt, die nach einem individuellen Service Level Agreement freigestellt, farblich angepasst und für den Zeitungsdruck entsprechend optimiert werden. Dafür stellt w&co als Partner kundenindividuelle Produktionsteams an sechs Tagen die Woche in einem festgelegten Zeitfenster das ganze Jahr über zur Verfügung. Durch das Outsourcing von aufwendigen manuellen Bildbearbeitungsleistungen können Tageszeitungen ihren Layoutprozess enorm beschleunigen. Sind die Ressourcen dafür entsprechend skalierbar aufgestellt, bleiben trotz schwankender Bildvolumina die Rücklieferungszeiten konstant: 15 Minuten nach Beauftragung steht ein Bild bearbeitet zur Weiterverwendung zur Verfügung – garantiert.

Die vier relevanten Faktoren für das Outsourcing im Marketing

Im Outsourcing setzt w&co auf die Vorteile systemgestützter Workflows für eine sichere, nachvollziehbare und beschleunigte Zusammenarbeit. So spezifisch die Beispiele sein mögen, sie zeigen die wesentlichen Kriterien erfolgreicher Outsourcing-Partnerschaften:

1. Keine Rückfragen – mit vernetzter IT einfacher und sicherer zusammenarbeiten

Eine Anbindung des Outsourcing-Partners an die relevanten IT-Systeme des Kunden ist Voraussetzung für die integrierte Zusammenarbeit in Marketing und Medienproduktion. Zudem wird es damit möglich, beispielsweise die Einhaltung von Service Level Agreements, Leistungsumfängen und Kostenrahmen über systemgestützte Prozesse sicherzustellen. Hinzu kommt: Gemeinsam genutzte Plattformen im Bereich der Content-Verwaltung und der Kommunikation verhindern alternative Arbeitsweisen außerhalb der eingesetzten Systeme, die durch die Inkonsistenz der Daten ein beträchtliches Sicherheitsrisiko darstellen würden.

2. Klare Abläufe – mit systemgestützten Workflows schneller agieren und Fehlerquellen minimieren

Gerade im Outsourcing kommen die Vorteile systemgestützter Workflows zum Tragen. Freigabeprozesse und Entscheidungswege über Unternehmensgrenzen hinweg können dadurch zum einen sehr viel schneller, sicher und nachvollziehbar gewährleistet werden, was nicht zuletzt auch rechtliche Fragen bei der Nutzung und Veröffentlichung von Content betrifft. Zum anderen ermöglichen es systemgestützte Workflows, Prozesse in der Medienproduktion beim Partner im Zusammenspiel mit den eigenen Unternehmensabläufen optimal zu gestalten, festzulegen und auch durchzusetzen.

3. Zwingende Ordnung und Sicherheit – mit zentraler Medienplattform Konsistenz in allen Produktionsphasen

Wird in Ecosystemen von allen Beteiligten eine geeignete, zentrale Medienplattform genutzt, die den Content in jeder Phase seiner Entstehung und Nutzung vorhält, hat dies insbesondere drei Vorteile: Erstens, die Konsistenz von Content ist in allen Stadien sichergestellt, keine Datei verlässt während der Bearbeitung das zentrale System. Der zweite Vorteil ist, dass Freigabe- und Korrekturprozesse bereits während der Content-Erstellung erfolgen können – und nicht erst am Ende. Dies hilft, Durchlaufzeiten erheblich zu verkürzen und schneller am Markt zu kommunizieren. Drittens sorgen moderne Medienplattformen dafür, dass geänderte Produktinformationen oder Medieninhalte sofort allen am Prozess Beteiligten zur Verfügung stehen. So ist sichergestellt, dass nur der letzte Versionsstand weiterverarbeitet und zur Veröffentlichung genutzt werden kann.

4. Weniger Schnittstellen – höhere Wirtschaftlichkeit und bessere Skalierbarkeit

Je weniger Schnittstellen, desto weniger Reibungsverluste bei klaren Verantwortlichkeiten und Kostenstrukturen, die mit einem zentralen Outsourcing-Partner vorab über Service Level Agreements vereinbart werden. Hinzu kommt, dass mit einem zentralen Partner die Skalierung bei Lastspitzen einfacher wird – statt mehrere Dienstleister bei wechselnden Volumina immer neu zu koordinieren.
Kurz: Die Anzahl der organisatorischen Schnittstellen bestimmt die Reaktionsfähigkeit im Marketing – weniger ist schneller und effizienter.

Fazit: Von der Auftragsvergabe durch Outsourcing zum effizienten Ecosystem

Outsourcing kann ein mächtiges Werkzeug in der Marketingstrategie sein, das die Schlagkraft des eigenen Marketing-Teams erhöht und dessen Kreativität erst zur Geltung bringt. Outsourcing ist heute mehr, als nur eine Dienstleistung einzukaufen. Vielmehr geht es um die Schaffung von effizienten Ecosystemen, die auf die innovativen Möglichkeiten moderner Zusammenarbeit setzen und damit die eigene Stärke im Marketing ohne Investitionshürden erweitern.